1. Сврха. Сврха информације је да се некоме пренесу oбавештења или да се од некога добију смернице. Како би се то постигло, информација мора да садржи чињенице како би их читалац разумео и лако и брзо запамтио.
2. Карактеристике. Информацију можете да представите усмено (тада се назива брифинг – „а бриефинг“), у писаном облику (тада се назива информација – „а бриеф“) или комбинацијом ова два начина. Коју год методу да изаберете морате:
а) бити тачни, непристрасни и што сажетији;
б) привући пажњу на кључне поруке;
ц) приказати и конструктивне критичке ставове и предложити алтернативна решења;
д) понудити позитивне савете или одговорити на конкретна питања и објаснити препоруке ако их дајете;
е) предложити „правац деловања“ у вези са спорним питањима која се могу појавити током састанка или посете.
3. Структура. Структура информације је флексибилна и зависи од потреба примаоца или упутстава управе. Увек се потрудите да сазнате који су прецизни захтеви. Структура зависи од сврхе информације, али најчешће садржи:
а) уводне елементе који одговарају на питање „зашто би требало ово да прочитам“,
б) главне елементе којима се, у неколико одељака, одговара на питања „о чему се ради“ и „шта треба да се догоди“.
4. Писање информације. Пре него што започнете писање информације замислите себе у улози примаоца:
а) Конкретни захтеви. Сазнајте да ли постоје конкретни захтеви у вези са примаоцем или предстоји нека посебна прилика. Тиме ћете можда смањити обим рада и сачинити бољи текст. Неке информације треба доставити у специфичном формату.
б) Пажљиво изаберите садржај. Немојте покушавати да покријете све теме које могу да искрсну. Избор начините према категоризацији информација:
(1) Мора се рећи – обухвата оно што морате споменути кад бисте имали само два минута на располагању да опишете тему.
(2) Требало би рећи – обухвата податке које би прималац требало да зна да би разумео тему на одговарајући начин.
(3) Могло би се рећи – обухвата податке које би било лепо знати, али се могу изоставити.
5. Поставите себи питања. Одговорите на следећа питања: Колико прималац већ зна? Колико би други људи могли да очекују да прималац зна? Колико је прималац добар импровизатор? Ко би још могао да помогне у конкретној ситуацији (то бисте могли бити управо ви)? Министрима, званичницима или вишим официрима који су управо ступили на тај положај биће потребно да знају више детаља него онима који на положају имају више искуства.
6. Више не значи увек и сигурније (или боље). Да би била корисна, информацију не треба само прочитати и разумети већ и запамтити. Због превеликог обима текста теже је усредсредити се на најважније делове.
7. Структура помаже при разумевању. Рашчланите информацију или брифинг у делове, тако да читалац или слушалац може да схвати шта сте рекли пре него што наставите. То је нарочито важно ако је информација дугачка или компликована, или је део скупа информација. Ако је структура добра и јасно означена читалац ће моћи да поново нађе податке у њој, а слушалац или говорник ће моћи да се подсете делова током дискусије која ће, можда, уследити.
8. Језик може да помогне и одмогне. Ако је могуће, избегавајте технички језик, жаргон, акрониме и скраћенице (осим ако их разумеју сви који читају или слушају информацију). Користите јасне, кратке, свакодневне речи и једноставне реченице. Циљ је да свака реч буде важна.
9. Презенентација изоштрава реакције. Ако је информација јасна и приступачна, прималац ће је вероватно прочитати и стећи високо мишљење о садржају. Избегавајте дугачке пасусе рашчлањивањем своје аргументације у потпасусе и означите их јасним међунасловима који воде читаоца кроз текст.
10. Представљање података. Постоје два начина да привучете пажњу на кључне податке:
а) Први је да замолите примаоца да прочита приложене изворне документе. То је једноставна опција за вас, али представља обавезу за читаоца. Прибегните овом решењу када не постоји ни један други начин да обезбедите одговарајући контекст за информације.
б) Боља варијанта је да сумирате податке и укључите их у текст информације. На то ћете утрошити више времена, али ће читаоцу бити лакше, па се ова метода препоручује.
Како бисте постигли праву равнотежу између ове две методе увек имајте на уму да информација треба да буде независтан текст. Требало би да читалац може да разуме тему о којој га информишете и ако не прочита приложене документе. То није лако ако пишете информацију о некој компликованој теми. Међутим, треба да уложите труд у сумирање кључних поенти пре него што се одлучите да читаоца замолите да прочита прилоге.
11. Упутства. Ова упутства ће вам помоћи да одлучите шта треба да уврстите у информацију:
а) Не убацујте цитате из кључног референтног материјала који може лако да се прочита у оригиналном облику.
б) Кад год је могуће сумирајте дугачку аргументацију или нечији став у неколико речница. Ретко користите цитате, и то само када желите да нагласите неко конкретно мишљење или да суочите различита гледишта добијена из бројних извора.
ц) Одговорите на сва конкретна питања која вам је поставило лице које информишете.
д) Унесите препоруке ако је потребно да читалац предузме неку активност или донесе одлуку.
е) Информација која се припрема за неки састанак треба да садржи одговоре на питања која могу бити постављена, да дефинише контроверзна питања и да предложи „правац деловања“. Потрудите се да поразговарате о дневном реду састанка са лицем које ће му присуствовати.